Invia ai Suoi dipendenti documenti da firmare con la firma elettronica semplice o con la firma elettronica avanzata.
Per utilizzarlo, è necessario acquistare un pacchetto corrispondente; potete trovare i listini attuali qui:
Per prenotare un pacchetto, contattateci all’indirizzo get@onboard.org.
Funzionalità
La firma elettronica vi permette di far firmare diversi documenti ai vostri dipendenti. È possibile richiedere una firma singola o far firmare i documenti da più persone.
Per utilizzare la funzione, è necessario avere sia un indirizzo e-mail che un numero di cellulare registrati nel file del dipendente.
Attenzione: si consiglia vivamente di chiarire queste e altre questioni rilevanti in materia di firme elettroniche con il proprio consulente in materia di diritto del lavoro prima di utilizzare le firme elettroniche nella pratica.
Template di e-mail con firma elettronica
Abbiamo già creato per voi un modello per l’invio di documenti via e-mail che devono essere firmati. Naturalmente, potete anche creare i vostri modelli, che contengono già allegati predefiniti per regolare in modo chiaro i vostri processi.
Seguite queste istruzioni per creare un modello di e-mail:
https://support.onboard.org/it/hc/comunicazione-template-per-email/
Aggiungere la firma:
- Una volta creato il modello secondo le istruzioni fornite sopra, aggiungere l’allegato desiderato da firmare per impostazione predefinita
(Si consiglia di utilizzare file standardizzati, come le dichiarazioni di protezione dei dati) - Definire la disponibilità dell’allegato e, se necessario, impostare una password per il file
(La password deve essere ulteriormente ri-mediata) - Nella sezione “Firma elettronica”, selezionare il tipo di firma desiderato, in base al pacchetto acquistato
- È già possibile definire ulteriori firmatari nel modello, basta selezionare i dipendenti desiderati
È possibile utilizzare modelli di e-mail predefiniti per regolare l’invio di documenti standard. Si consiglia di specificare il tipo di firma nel titolo del modello, in modo da poterlo utilizzare più facilmente in seguito.
Invio di un documento tramite il file del dipendente con richiesta della firma elettronica
Se si desidera far firmare i documenti già presenti nel fascicolo del dipendente, procedere come segue:
- Cliccare su “Attivo” sotto “Talent Management” e selezionare il dipendente desiderato
- Ci si trova ora nell’indice del file del dipendente
- Clicchi su “Documenti” nel menu bianco
- Selezionare le tre voci di azione per il documento desiderato e selezionare “Richiedi firma elettronica” (selezionare il tipo desiderato)
- Verrà reindirizzati e si troverà nella funzione “Comunicazione”
- onboard ha già preselezionato il modello di e-mail di firma elettronica corretto
- Se se lo desidera, si può modificare l’oggetto e il testo dell’e-mail, ma è consigliato di non rimuovere completamente le informazioni dal nostro modello
- In “Allegati” viene visualizzato il documento selezionato
- Alla voce “Firma elettronica” viene visualizzata la firma selezionata
- Se desiderato, si può aggiungere altri firmatari che riceveranno anch’essi un invito a firmare il documento
- A destra dell’e-mail vengono visualizzati anche i contingenti disponibili del proprio pacchetto
- Fare clic su “Continua”
- Si accede alla panoramica e si possono controllare i dettagli prima di inviare il messaggio
(se si decide di non inviare il messaggio, questo verrà salvato come bozza in “Comunicazione”) - Per inviare il messaggio, fare clic su “Invia e richiedi firma”
- Viene visualizzato un pop-up in cui si conferma l’invio facendo clic su “OK”
- Si verrà reindirizzati alla panoramica dei messaggi in “Comunicazione”
- Fare clic sul pulsante “Aggiorna” a sinistra per ricaricare lo stato della spedizione
- Non appena l’icona davanti al messaggio diventa verde, il messaggio è stato inviato con successo
- È possibile fare clic sulla voce del messaggio per controllare lo stato della firma
Se il documento da firmare viene inviato tramite il file dei dipendenti, questo viene automaticamente sostituito dal documento firmato dopo l’avvenuta firma.
Spedizione tramite comunicazione
Se più dipendenti devono ricevere lo stesso documento, è consigliabile inviarlo tramite la funzione di comunicazione, in modo da ridurre l’impegno da parte vostra.
- Cliccare su “Comunicazione” sotto “Talent Management”
- Fare clic sul pulsante “+” in basso a destra e selezionare “E-mail”
- Verrà reindirizzati e potrà ora selezionare i destinatari dell’e-mail; utilizza le varie opzioni di filtro sulla destra per trovare rapidamente i dipendenti desiderati
- Selezionare i dipendenti tramite la casella di controllo davanti alle immagini del profilo e fare clic su “Continua”
- Ora si trova nell’area “Componi messaggio”
- Selezionate il modello di e-mail desiderato dal menu a discesa “Modello”
- Controllare l’oggetto e il testo dell’e-mail
- Se è stato selezionato un modello che contiene un documento con informazioni sulla firma per impostazione predefinita, fare clic su “Avanti”
- Se si è scelto un modello che non contiene una definizione per la firma, è ora possibile aggiungere i documenti desiderati da firmare come allegato e selezionare il tipo desiderato alla voce “Firma elettronica”; se necessario, è possibile aggiungere altri firmatari. Al termine di questa operazione, fare clic su “Avanti”.
- Si verrà reindirizzati alla panoramica dei messaggi
- Se non si invia il messaggio, questo verrà salvato come bozza in “Comunicazione”
- In questa vista è possibile controllare i messaggi e modificare i destinatari o i modelli, se necessario
- Se si è già pronti per l’invio, cliccare su “Invia e richiedi firma”
- Nel pop-up che appare, confermare manualmente l’invio facendo clic su “OK”
- Si verrà reindirizzati alla panoramica dei messaggi in “Comunicazione”
- Fare clic sul pulsante “Aggiorna” a sinistra per ricaricare lo stato della spedizione
- Non appena l’icona davanti al messaggio diventa verde, il messaggio è stato inviato con successo
- È possibile fare clic sulla voce del messaggio per controllare lo stato della firma
Ogni dipendente e firmatario riceve un’e-mail separata per ogni documento; i dipendenti selezionati non sono collegati tra loro.
Gestione
È possibile controllare lo stato delle firme richieste direttamente a bordo e richiamarle in caso di dubbio:
- Alla voce “Comunicazione” è possibile visualizzare tutte le firme richieste facendo clic su “Firme elettroniche”
- Qui è possibile vedere ogni firma richiesta elencata con i firmatari, il nome del documento, la data e lo stato della firma
- È possibile filtrare in base allo stato della firma per verificare rapidamente quali firme sono in attesa, rifiutate o firmate
- Qui si trova anche un riquadro informativo che indica il numero di quote disponibili
- Per verificare i dettagli di una firma richiesta, è sufficiente fare clic sulla voce nell’elenco
- Si aprirà un pop-up
- In questo pop-up è possibile visualizzare tutti i dettagli rilevanti, richiamare il documento o il file del dipendente o inviare nuovamente il messaggio facendo clic sui tre punti di azione accanto al nome del dipendente
- È inoltre possibile richiamare il messaggio facendo clic sui tre punti di azione accanto al pulsante “Chiudi”
Se si richiama una firma prima che il documento sia stato firmato, la quota viene conteggiata come nuovamente disponibile.
Processo di firma
Ogni destinatario che deve firmare i documenti inviati riceve un’e-mail contenente la richiesta di firma elettronica.
Firma con la firma elettronica semplice
Per firmare il documento con la firma elettronica semplice è necessario cliccare sul link del documento nell’e-mail ricevuta in precedenza.
In questo modo si apre la pagina iniziale, dove si fa clic su “inizia” e si seguono i passaggi elencati a sinistra. Alla fine del processo si riceverà un codice SMS (una password unica) che dovrà essere inserito per concludere la firma. I documenti firmati saranno inviati in una e-mail separata.
Firma con la firma elettronica avanzata
Per firmare il documento con la firma elettronica avanzata è necessario fare clic sul link del documento nell’e-mail ricevuta in precedenza.
In questo modo si aprirà la pagina iniziale, dove un pop-up segnalerà che è necessario preparare un documento d’identità, quindi si farà clic su “inizia” e si seguiranno i passaggi elencati sul lato sinistro. Alla fine del processo si dovrà selezionare il tipo di documento d’identità con cui si intende firmare e caricarne una copia. Dopo l’accettazione dei documenti personali, i documenti firmati saranno inviati in un’altra e-mail.
Domande frequenti
Posso inviare più di un documento per dipendente?
È possibile inviare più documenti contemporaneamente, che verranno combinati per la firma elettronica e una sola firma verrà detratta dalla quota.
Si può inviare 10 documenti a una sola persona.
Cosa succede se il dipendente si rifiuta accidentalmente di firmare?
Se una firma viene rifiutata per errore, è necessario inviare nuovamente il messaggio e richiedere una nuova firma.
Posso richiedere le firme via SMS?
Poiché viene utilizzato un metodo a due fattori per la firma, questa può essere inviata solo via e-mail. Questo viene utilizzato per trasmettere il documento, mentre un codice individuale viene inviato al numero di cellulare corrispondente del dipendente per firmarlo.
Dove posso trovare i documenti firmati?
I documenti firmati si trovano nel fascicolo del dipendente alla voce “Documenti”.
I documenti inviati da qui vengono sostituiti nella cartella corrispondente, mentre i documenti inviati tramite comunicazione si trovano nella cartella “Documenti firmati”.
Quale formato di file è accettato per la firma elettronica avanzata?
A scopo di verifica, è possibile caricare il proprio documento d’identità (carta d’identità, passaporto o permesso di soggiorno) in formato PDF, JPG o PNG. La dimensione massima del file consentita è di 10 Mb.