Invia ai Suoi dipendenti documenti da firmare con la firma elettronica semplice o con la firma elettronica avanzata.
Per utilizzarlo, è necessario acquistare un pacchetto corrispondente.
Per farlo, andare su “Marketplace” in onboard. Lì troverete tutte le informazioni e potrete attivare voi stessi i pacchetti (solo per gli Admin).
Funzionalità
La firma elettronica vi permette di far firmare diversi documenti ai vostri dipendenti. È possibile richiedere una firma singola o far firmare i documenti da più persone.
Per utilizzare la funzione, è necessario avere sia un indirizzo e-mail che un numero di cellulare registrati nel file del dipendente.
Attenzione: si consiglia vivamente di chiarire queste e altre questioni rilevanti in materia di firme elettroniche con il proprio consulente in materia di diritto del lavoro prima di utilizzare le firme elettroniche nella pratica.
Template di e-mail con firma elettronica
Abbiamo già creato per voi un modello per l’invio di documenti via e-mail che devono essere firmati. Naturalmente, potete anche creare i vostri modelli, che contengono già allegati predefiniti per regolare in modo chiaro i vostri processi.
Seguite queste istruzioni per creare un modello di e-mail:
https://support.onboard.org/it/hc/comunicazione-template-per-email/
Aggiungere la firma:
- Una volta creato il modello secondo le istruzioni fornite sopra, aggiungere l’allegato desiderato da firmare per impostazione predefinita
(Si consiglia di utilizzare file standardizzati, come le dichiarazioni di protezione dei dati) - Definire la disponibilità dell’allegato e, se necessario, impostare una password per il file
(La password deve essere ulteriormente ri-mediata) - Nella sezione “Firma elettronica”, selezionare il tipo di firma desiderato, in base al pacchetto acquistato
- Selezionate la posizione della firma nel documento già durante la creazione del modello.
- Con l’impostazione “Visibilità” potete definire quali modelli sono visibili a quali dipendenti. La visibilità può essere limitata in base alla lingua, alla sede, al reparto o ad altri criteri.
È possibile utilizzare modelli di e-mail predefiniti per regolare l’invio di documenti standard. Si consiglia di specificare il tipo di firma nel titolo del modello, in modo da poterlo utilizzare più facilmente in seguito.
Invio di un documento tramite il file del dipendente con richiesta della firma elettronica
Se si desidera far firmare i documenti già presenti nel fascicolo del dipendente, procedere come segue:
- In “Talent Management”, fare clic sul file del dipendente in questione.
- Cliccare su “Documenti” nel menu della scheda del file.
- Selezionare i tre punti di azione per il documento desiderato e selezionare “Richiedi firma elettronica” (selezionare il tipo desiderato)
- Si apre una finestra pop-up di Messenger.
- onboard ha già preselezionato per voi il modello del tipo di firma corrispondente. Tuttavia, è possibile selezionare un modello diverso dal menu a discesa.
- Se lo desiderate, potete modificare l’oggetto e il testo dell’e-mail, ma vi consigliamo di non rimuovere completamente le informazioni dal nostro modello.
- Il simbolo dell’allegato in basso vi porta agli allegati predefiniti e potete aggiungere o rimuovere gli allegati.
- Il simbolo accanto a “Firma elettronica semplice” consente di accedere ad altre impostazioni, come la posizione della firma.
- A questo punto è possibile specificare altri firmatari, che riceveranno un invito a firmare il documento.
- Una volta soddisfatte le impostazioni, è possibile visualizzare un’anteprima del messaggio utilizzando i 3 punti di azione accanto a “Invia”.
- È possibile inviare il messaggio immediatamente o programmarlo utilizzando i 3 punti di azione “Invia più tardi”.
- È possibile visualizzare il messaggio inviato o programmato sia nel file del dipendente alla voce “Messenger” sia nel menu principale “Messenger” – “Chat”.
- Per controllare lo stato della firma, andare su “Messenger” – “Firma elettronica”.
- Qui troverete informazioni sullo stato della firma, nonché una panoramica delle quote attive e delle firme utilizzate.
Se il documento da firmare viene inviato tramite il file dei dipendenti, questo viene automaticamente sostituito dal documento firmato dopo l’avvenuta firma.
Spedizione tramite messenger
Se più dipendenti devono ricevere lo stesso documento, è consigliabile inviarlo tramite la funzione messenger, in modo da ridurre l’impegno da parte vostra.
- Sotto “Talent Management”, cliccate su “Messenger” – “Chat”.
- Cliccare sul pulsante “+” in basso a destra
- Nella finestra che si apre, è possibile selezionare i destinatari dell’e-mail. Utilizzate le varie opzioni di filtro per trovare rapidamente i dipendenti desiderati
- Selezionare i dipendenti utilizzando la casella di controllo davanti alle immagini del profilo e fare clic su “Avanti”.
- Selezionare il modello di e-mail desiderato dal menu a discesa “Modello”
- Controllare l’oggetto e il testo dell’e-mail
- Se è stato selezionato un modello che contiene un documento con firma predefinita, fare clic su “Anteprima e invio”.
- Se è stato selezionato un modello che non contiene una definizione di firma, è possibile aggiungere i documenti desiderati da firmare come allegati e selezionare il tipo desiderato in “Firma elettronica”. È inoltre possibile aggiungere altri firmatari. Una volta fatto questo, fare clic su “Anteprima e invio”.
- Si verrà reindirizzati all’anteprima del messaggio.
- Se non si invia il messaggio, questo verrà salvato come bozza in “Messenger”
- Quando si è pronti per l’invio, fare clic su “Invia”.
- Potete controllare lo stato della firma in “Messenger” – “Firma elettronica”.
Ogni dipendente e firmatario riceve un’e-mail separata per ogni documento; i dipendenti selezionati non sono collegati tra loro.
Gestione
È possibile controllare lo stato delle firme richieste direttamente a bordo e richiamarle in caso di dubbio:
- Alla voce “Talent Management” – “Messenger” è possibile visualizzare tutte le firme richieste facendo clic su “Firma elettronicha”
- Qui è possibile vedere ogni firma richiesta elencata con i firmatari, il nome del documento, la data e lo stato della firma
- È possibile filtrare in base allo stato della firma per verificare rapidamente quali firme sono rifiutate o firmate
- Qui si trova anche un riquadro informativo che indica il numero di quote disponibili
- Per verificare i dettagli di una firma richiesta, è sufficiente fare clic sulla voce nell’elenco
- Si aprirà un pop-up
- In questo pop-up vengono visualizzati tutti i dettagli rilevanti. È possibile richiamare il documento firmato o le informazioni sul certificato, la cosiddetta “proof”, oppure inviare nuovamente il messaggio per un documento non ancora firmato utilizzando i tre punti di azione accanto al nome del dipendente
- È inoltre possibile richiamare il messaggio facendo clic sui tre punti di azione accanto al pulsante “Chiudi”
Se si richiama una firma prima che il documento sia stato firmato, la quota viene conteggiata come nuovamente disponibile.
Processo di firma
Ogni destinatario che deve firmare i documenti inviati riceve un’e-mail contenente la richiesta di firma elettronica.
Firma con la firma elettronica semplice
Firma con la firma elettronica avanzata
Domande frequenti
Posso inviare più di un documento per dipendente?
È possibile inviare più documenti contemporaneamente, che verranno combinati per la firma elettronica e una sola firma verrà detratta dalla quota.
Si può inviare 10 documenti a una sola persona.
Cosa succede se il dipendente si rifiuta accidentalmente di firmare?
Se una firma viene rifiutata per errore, è necessario inviare nuovamente il messaggio e richiedere una nuova firma.
Posso richiedere le firme via SMS?
Poiché viene utilizzato un metodo a due fattori per la firma, questa può essere inviata solo via e-mail. Questo viene utilizzato per trasmettere il documento, mentre un codice individuale viene inviato al numero di cellulare corrispondente del dipendente per firmarlo.
Dove posso trovare i documenti firmati?
I documenti firmati si trovano nel fascicolo del dipendente alla voce “Documenti”.
I documenti inviati da qui vengono sostituiti nella cartella corrispondente, mentre i documenti inviati tramite messenger si trovano nella cartella “Documenti firmati”.
Quale formato di file è accettato per la firma elettronica avanzata?
A scopo di verifica, è possibile caricare il proprio documento d’identità (carta d’identità, passaporto o permesso di soggiorno) in formato PDF, JPG o PNG. La dimensione massima del file consentita è di 10 Mb.