Il messenger di onboard funge da centro di comunicazione per comunicare con i dipendenti.
Accesso al messaggero
Nel video:
00:00 – 01:16 Accesso tramite file dipendente
01:17 – 02:22 Accesso tramite la voce di menu
Accesso tramite il file dei dipendenti
- cliccare su “dipendenti” nel menu laterale e selezionare lo stato desiderato
- cliccare sul file del dipendente desiderato
- ora si è nella panoramica del file dei dipendenti
- troverete il messenger nella barra bianca
- ora viene visualizzata l’interfaccia di chat del messenger
Nell’interfaccia della chat è possibile visualizzare l’intera cronologia dei messaggi con questa persona. Questa include tutti i messaggi inviati o ricevuti, nonché i relativi allegati.
È importante capire che i messaggi scritti e inviati nel messenger di onboard arriveranno al destinatario come una normale e-mail, a meno che il dipendente non abbia accesso al proprio file e al messenger. Se poi scrivono un’e-mail di risposta, il messaggio viene automaticamente importato nel vostro messenger.
Se i dipendenti possono visualizzare il proprio file tramite l’accesso di base, messenger è a loro disposizione come strumento di chat interna.
In questo modo la gestione della corrispondenza è molto più semplice, intuitiva e chiara per l’utente.
Accesso tramite la voce di menu “Messenger”
- Nel menu laterale a sinistra sotto “Talent Management”, cliccate sulla voce di menu “messenger” – “chats”
- Ora vi trovate nel messenger generale
- A sinistra viene visualizzato un elenco di tutti i dipendenti con cui si è già entrati in contatto
- È possibile cercare i dipendenti, filtrarli o avviare nuove conversazioni utilizzando il pulsante “+”:
Nel pop-up sopra il pulsante “+”, è possibile cercare singoli dipendenti o selezionarne diversi; fare clic su “avanti” per accedere all’interfaccia della chat - Se si fa clic su un dipendente, l’interfaccia di chat si apre sul lato destro
Utilizzo del messenger
Nel video:
00:00 – 03:49 Invio di messaggi
03:50 – 04:14 Messaggi a più dipendenti
04:15 – 05:09 Stati dei messaggi
Invio di messaggi
- Aprire l’interfaccia di chat tramite la voce di menu “messenger” o un file dipendente
- Per comporre un messaggio, fare clic nel campo messaggio
- Esiste un “modello vuoto” predefinito che può essere utilizzato per scrivere rapidamente i messaggi, in cui la forma dell’indirizzo e del saluto sono già memorizzati come segnaposti (modificare nelle impostazioni)
- A destra, sopra la casella del messaggio, si trova l’oggetto, che può essere personalizzato
- A sinistra è possibile selezionare un modello di messaggio salvato
- È possibile utilizzare i segnaposti per l’invio immediato tramite l’icona “(?)”
- È possibile allegare file utilizzando la graffetta:
I file caricati possono essere gestiti facendo clic su di essi - È possibile utilizzare l’icona “matita” a sinistra della graffetta per selezionare lo spessore della firma per firmare i documenti allegati (se si dispone del modulo aggiuntivo “firma elettronica“).
- Nell’interfaccia della chat non compaiono intestazioni e piè di pagina per rendere più chiaro il processo di scrittura; è possibile vedere il messaggio completo tramite le tre punti di azione -> anteprima, da cui è possibile tornare a modificare o inviare immediatamente il messaggio
- È inoltre possibile utilizzare i tre punti di azione in basso a destra per
1. aprire una vista espansa per avere più spazio per scrivere e, se necessario, per aggiungere un indirizzo di copia cieca
2. utilizzare il traduttore (se sono attive più lingue e il dipendente non parla la lingua di sistema dell’utente)
3. selezionare un orario prima che il messaggio venga inviato successivamente (questi messaggi sono appositamente contrassegnati)
- L’invio tramite “invia” deve sempre essere confermato manualmente
È possibile vedere sopra il messaggio inviato quale utente lo ha inviato. È possibile visualizzare il messaggio completo tramite “Dettagli” e annullare l’invio pianificato.
Stato della spedizione del messaggio
Bozze
In questo stato si trovano tutti i messaggi avviati ma non ancora inviati. Facendo clic sui tre punti di azione nell’elenco, è possibile aprire, modificare e inviare o rimuovere il messaggio.
Messaggi inviati
Qui si trova una panoramica di tutti i messaggi inviati o programmati, che possono essere duplicati e inviati nuovamente, se necessario, utilizzando i tre punti di azione.
Firma elettronica
Se si utilizza il modulo aggiuntivo per la firma elettronica dei documenti, questo stato fornisce una panoramica dello stato della firma. Informazioni sulla firma elettronica: https://support.onboard.org/it/hc/firma-elettronica/
Documenti
I documenti ricevuti via messenger vengono archiviati automaticamente nel file del dipendente alla voce “Documenti” – “Altri documenti”. Qui possono anche essere gestiti ed eliminati.
Invio tramite la voce di menu “Messenger”
Alla voce di menu “Messenger” si trova un elenco di conversazioni già avviate
I dipendenti con cui non avete ancora comunicato sono esclusi dall’elenco. Se si desidera scrivere a questi dipendenti, è possibile avviare la conversazione tramite il file del dipendente o il pulsante “+” nella voce di menu “Messenger”
Per continuare una conversazione attiva, basta cliccare sul dipendente nell’elenco e la chat si aprirà sulla destra.
Filtro
È possibile filtrare le chat in base alle seguenti categorie:
Stato della chat
Letto
È possibile filtrare per vedere tutti i messaggi, solo quelli non letti o solo quelli letti.
Non risposto
È possibile filtrare per visualizzare tutti i messaggi, solo i messaggi con risposta o solo i messaggi senza risposta. I messaggi senza risposta possono anche essere messaggi già letti ma senza risposta.
Archiviati
Questo filtro consente di visualizzare i messaggi archiviati che sono stati nascosti.
Pianificato
È possibile filtrare per visualizzare tutti i messaggi, solo quelli pianificati o solo quelli non programmati.
Iniziato
È possibile filtrare per visualizzare tutti i messaggi, quelli iniziati o quelli non iniziati. Per impostazione predefinita, il filtro “inviato” è impostato per mostrare solo le conversazioni attive.
Stato del dipendente
Filtrare in base allo stato dei dipendenti, in cui si trova il file dei dipendenti nel menu laterale a sinistra.
Sedi
Filtrare in base alle sedi della propria azienda.
Dipartimenti
Filtrare in base ai dipartimenti della propria azienda.
Ordinamento
È possibile modificare l’ordinamento delle chat utilizzando il simbolo “AZ”:
- Prima le nuove chat (impostazione predefinita)
- Prima le chat non lette
Stato del messaggio
Letto e non letto
Un messaggio appena ricevuto ha lo stato “non letto” per impostazione predefinita ed è quindi evidenziato in rosso.
Non appena si fa clic su questo messaggio, il contrassegno rosso scompare e il messaggio diventa “letto”.
È possibile modificare lo stato in “non letto” facendo clic sui tre punti di azione accanto al nome del dipendente e selezionando “Segna come da leggere”.
Gli stati di lettura e non lettura non sono globali, ma individuali per ogni utente.
Ciò significa che se più persone hanno accesso alle stesse chat, il messaggio deve essere cliccato da ogni singolo utente per contrassegnarlo come letto. Se un altro utente ha risposto al messaggio, vedrà sia il messaggio non letto del dipendente che la risposta del collega.
Contrassegnare rapidamente diversi messaggi come letti:
Filtrare contemporaneamente per “Stato del messaggio” -> “non letto” e “non risposto” -> “risposto”. Ora vedrete solo i messaggi che non avete ancora letto ma ai quali altri utenti hanno già risposto.
Attivate ora la selezione multipla tramite i tre punti di azione e selezionate tutti i messaggi. Alla voce “Seleziona un’optione” è possibile contrassegnare i messaggi come “letti”.
Fissa la chat
Questo stato è globale e fissa la conversazione con un dipendente specifico in cima all’elenco dei dipendenti. La chat può essere eliminata in seguito.
Archivia
Se si desidera chiudere la conversazione con un candidato, è possibile archiviarla. Questo processo rimuove la chat dall’elenco dei dipendenti nella voce di menu “messenger” ed è quindi globale per tutti gli utenti.
La chat rimane nel file del dipendente e non viene cancellata.
Le conversazioni possono essere chiuse archiviandole (vedi stato del messaggio), nel qual caso vengono nascoste dall’elenco dei dipendenti.
Invio a più destinatari
Tramite la voce di menu “dipendenti”
Fare clic su uno stato desiderato in “dipendenti” e attivare la selezione multipla tramite i tre punti di azione.
Selezionate ora tutti i dipendenti desiderati e selezionate l’opzione “Invia messaggio” sotto “Seleziona un’opzione”.
A questo punto si aprirà l’interfaccia della chat; non si vedranno nomi, ma solo segnaposti perché sono state selezionate più persone. Non dimenticate di controllare le traduzioni o di aggiungerle se scrivete altro testo nel messaggio. È possibile aggiungere altri dipendenti tramite il pulsante del destinatario. È sufficiente digitare il nome.
È possibile utilizzare i tre punti di azione -> “anteprima” per visualizzare i messaggi con i saluti e i nomi corretti prima di inviarli.
Tramite la voce di menu principale “Messenger”
È possibile avviare nuove conversazioni utilizzando il pulsante “+” nella voce di menu messenger.
Cercate qui i dipendenti desiderati o selezionateli dall’elenco. È anche possibile filtrarli.
Cliccare su “Avanti” per accedere all’interfaccia della chat.
Invio di messaggi di gruppo
Questa funzione sarà presto disponibile.
Notifiche e accessi
00:00 – 00:45 Notifiche per messaggi
00:46 – 00:58 Impostazioni ruoli
Notifiche
Se ricevete messaggi dai dipendenti, li vedrete direttamente in onboard. Per essere avvisati dei nuovi messaggi, riceverete una notifica via e-mail da onboard una o due volte al giorno, a seconda delle vostre impostazioni. Nel sistema, riceverete la notifica tramite la campanella in alto a destra. I nuovi messaggi vengono visualizzati anche nella voce di menu “Messenger” e, non appena si entra in onboard, è possibile vedere quanti nuovi messaggi vi aspettano.
I nuovi messaggi in onboard vengono visualizzati singolarmente come non letti per ogni utente con l’autorizzazione appropriata, anche se altri utenti del sistema hanno già risposto.
Ruoli e accessi
Nelle impostazioni è possibile definire chiaramente chi può e chi non può accedere al messenger.
Domande frequenti
Con quale frequenza vengono ricevuti e inviati i messaggi?
I messaggi vengono inviati immediatamente e i nostri server si sincronizzano ogni pochi minuti per riceverli.
Come funziona l’invio via Messenger?
La vostra azienda riceverà un indirizzo e-mail individuale per inviare e ricevere i messaggi. Il nome del mittente scelto è visibile ai dipendenti quando ricevono i messaggi.
Come posso contrassegnare rapidamente diversi messaggi come letti?
Filtro per “Stato del messaggio” -> “non letto” e “non risposto” -> “risposto” allo stesso tempo. Ora vedrete solo i messaggi che non avete ancora letto ma ai quali altri utenti hanno già risposto.
Attivate ora la selezione multipla tramite i tre punti di azione e selezionate tutti i messaggi.
Alla voce “Seleziona un’opzione” è possibile contrassegnare i messaggi come “letti”.