Modulo di interrogazione dei dati

I file dei dipendenti possono essere facilmente compilati generando un modulo di dati.

Possibilità

Questo strumento è indispensabile per ottenere in modo facile e semplice i dati anagrafici di un nuovo dipendente o per completare i file esistenti. Il modulo digitale offre anche la possibilità di ottenere i documenti. La raccolta e la gestione dei dati è quindi molto semplice, poiché è possibile raccogliere le informazioni in modo rapido e i dipendenti stessi sono responsabili dell’accuratezza dei dati.

Creare un modello di modulo dati

I modelli personalizzati consentono di utilizzare rapidamente il modulo dati. Se avete bisogno di dati o documenti diversi a seconda dell’area di lavoro del nuovo dipendente, potete preparare un modello di modulo separato per ogni caso di utente. Le vostre esigenze possono essere soddisfatte in modo flessibile.

Ecco come funziona:

1. Aprire il tab “Moduli di interrogazione dei dati” nel menu principale in “Impostazioni” -> “Talent Management” -> “Generale”
2. Cliccare sul pulsante “+” in basso a destra
3. Si apre il pop-up “Aggiungi elemento”
4. Selezionare il nome del modello
5. Selezionare il periodo di validità del modulo
6. Specificare se si desidera utilizzare il modello per interrogare i campi del file del dipendente e/o dei documenti:
   • Campi del file del dipendente:
     Selezionare i campi che il modello deve contenere
   • Caricamento del documento:
     Selezionare la cartella in cui salvare il documento.
     Come nota, è possibile indicare ai dipendenti quali documenti devono essere caricati.
7. Salvare il modello

onboard fornisce tre modelli di interrogazione di dati che possono essere utilizzati come base per la modifica o la duplicazione.

Invio tramite il file del dipendente

I modelli possono essere selezionati direttamente nel file del dipendente e inviati al dipendente.

Ecco come funziona:

1. Cliccare sullo stato desiderato nel menu principale sotto “Talent Management” -> “Dipendenti” (ad es. “Nuovo” o “Attivo”)
2. Cliccare sul dipendente desiderato
3. Ora si trova nella panoramica del file del dipendente
4. Cliccare su “Genera un modulo di interrogazione dei dati” nel box di amministrazione sulla destra
5. Si apre il pop-up “Genera un modulo di interrogazione dei dati”
6. Selezionare il modello desiderato
7. Cliccare su “Anteprima e generazione del link”
8. Per vedere il modulo dal punto di vista del dipendente, cliccare su “Mostra anteprima”
9. Quando si è soddisfatti, cliccare su “Invia messaggio al dipendente” e “Invia e-mail
10. Verrà reindirizzato alla “comunicazione”
11. Selezionate il modello “Richiesta di dati”, il link al modulo viene inserito automaticamente nel messaggio
12. Confermare l’invio con “Avanti” e “Invia”

Le istruzioni per la creazione di template e-mail sono disponibili qui: template per email

Se desiderate inviare il modulo ai vostri dipendenti tramite altri mezzi di comunicazione, potete copiare il link al modulo e utilizzarlo come desiderate.

Invio a diversi dipendenti

È facile raccogliere i documenti o le informazioni di più dipendenti contemporaneamente attraverso la comunicazione in onboard.

Gestione del modello per email:

Gestire e modificare il modello di e-mail:

1. Cliccate su “Comunicazione” nel menu laterale a sinistra
2. Ora siete nella panoramica
3. Cliccate sul tab “Template e-mail” nella parte superiore della barra bianca
4. Qui si trova il modello di e-mail “Richiesta di dati”
5. Per modificare il modello, fare clic sui tre punti di azione accanto alla voce e selezionare “Modifica”
6. Ora è possibile personalizzare il testo del modello come si desidera:
   Nota:
   Assicurarsi di non rimuovere il segnaposto del modulo (p.e. [EMPLOYEE_FORM])

Creare nuovi modelli per email:

1. Cliccate su “Comunicazione” nel menu laterale a sinistra
2. Ora siete nella panoramica
3. Cliccate su tab “Modelli di e-mail” nella parte superiore della barra bianca
4. Qui troverete il modello di e-mail “Richiesta di dati”
5. Fare clic sui tre punti di azione accanto alla voce per duplicare il modello
6. È ora possibile personalizzare il testo del modello come si desidera
7. Inserite il segnaposto per la richiesta di dati desiderata. I segnaposto per i modelli si trovano nella barra di formattazione accanto al simbolo ?

Invio del modello:

1. Cliccare su “Comunicazione” nel menu laterale a sinistra
2. Ora si trova nella panoramica dei messaggi
3. Cliccare sul pulsante “+” in basso a destra
4. Selezionare “Invia e-mail”
5. Verrà visualizzata la panoramica dei dipendenti. Selezionare i vostri dipendenti direttamente dall’elenco, utilizzando la funzione di ricerca, oppure filtrate per sede, reparto e stato
6. Una volta effettuata la selezione, fare clic su “Avanti”
7. Selezionare ora il modello
   Se si seleziona “Template vuoto”, è possibile aggiungere il testo e il segnaposto individualmente
8. Modificare il testo dell’e-mail e aggiungete gli allegati, se necessario
9. Cliccare su “Avanti”
10. Ora si trova nella panoramica del vostro messaggio prima dell’invio
11. Controllare i destinatari e l’anteprima; se viene rilevato un errore, riceverete un avviso in questo punto
12. Cliccare su “Invia”
13. Confermare l’invio nel pop-up “Invia messaggio” facendo clic su “OK”

Domande frequenti

Come posso inviare il modello di e-mail per la richiesta di dati a tutti i miei nuovi dipendenti?

1. Cliccare sullo stato “Nuovo” o “Attivo” nel menu laterale
2. Ordinare l’elenco dei dipendenti in base alla data di creazione o all’inizio dell’ultimo rapporto di lavoro.
3. I nuovi dipendenti sono ora visualizzati in cima all’elenco
4. Fare clic sui tre punti di azione sopra le voci dell’elenco e selezionare “Attiva selezione multipla”
5. Attivare la casella di controllo davanti ai dipendenti desiderati
6. Selezionare l’opzione “Email” nel menu a tendina “Seleziona un’opzione”
7. A questo punto si verrà reindirizzati alla selezione del modello in “comunicazione”
8. Selezionate il modello “Richiesta di dati”
9. Cliccare su “Avanti”
10. Controllare i dipendenti nella panoramica e cliccare su “Invia”