Quali sono i periodi di conservazione delle candidature e cosa succede se una domanda supera il periodo di conservazione?
Cosa sono i periodi di conservazione?
Secondo il GDPR, i candidati devono acconsentire all’archiviazione dei loro dati nel sistema. Ogni azienda definisce i propri periodi di conservazione. Esistono due tipi di periodi di conservazione:
- Durata media di un annuncio di lavoro
- se i candidati acconsentono esplicitamente: periodo massimo di conservazione dei dati dei candidati
Questi due periodi non sono necessariamente di uguale durata.
Visualizza per i richiedenti
Al momento della compilazione del modulo di domanda, il candidato dovrà confermare due caselle di controllo. La casella di controllo per accettare il regolamento sulla protezione dei dati è ovviamente obbligatoria. Facoltativamente, il candidato può anche accettare che i suoi dati di candidatura siano presi in considerazione per ulteriori annunci di lavoro.
Esempio
Le seguenti impostazioni sono preimpostate:
- Durata media di un annuncio di lavoro: 1 anno
- Periodo massimo di conservazione dei dati dei richiedenti: 3 anni
Opzione 1: il candidato seleziona solo la prima casella di controllo
In questo caso, i dati del candidato possono essere conservati per un anno
Opzione 2: Il candidato è d’accordo con entrambe le caselle di controllo
In questo caso, i dati del candidato possono essere conservati per un massimo di 3 anni. Inoltre, i dati dei candidati possono essere utilizzati anche per altri annunci di lavoro.
Scadenza del periodo di conservazione
Quando il periodo di conservazione di un profilo di candidato scade, il sistema richiede di intervenire.
Direttamente nella pagina iniziale del sistema, è possibile vedere il numero di candidati che superano il periodo di conservazione. Facendo clic direttamente su questo pulsante, si verrà indirizzati a un elenco delle candidature scadute. Da qui è possibile eliminarle.
Desidero mantenere un’applicazione più a lungo
In casi particolari, potrebbe voler prolungare il periodo di conservazione (ad esempio, quando un candidato è stato assunto).
Per estendere il periodo di conservazione è necessario ottenere il consenso del candidato. L’estensione verrà annotata nella cronologia delle attività.
Ecco come:
- Clicchi sul profilo del candidato corrispondente
- Ora si trova sulla pagina “Indice”
- Qui viene visualizzata una casella di avviso che indica che il periodo di conservazione è scaduto
- Clicchi su “Estendi periodo di conservazione” in questa casella di avviso
- La scadenza è stata prorogata di un anno per il candidato