Gestite tutte le presenze e le assenze dei dipendenti in modo chiaro e immediato e consentite la richiesta di permessi digitali.
onboard consente di registrare, amministrare e rilasciare le presenze del personale. Un calendario centrale funge da fulcro del feature “presenze”, in cui è possibile visualizzare gli orari di lavoro e le assenze dei singoli dipendenti.
Grazie ai ruoli e all’accesso dei dipendenti, è possibile definire in dettaglio quali membri del personale ricevono informazioni sulle presenze.
Se la funzione “presenze” non è ancora stata attivata, potete richiederne l’utilizzo inviando un’e-mail a [email protected].
Presenze: il calendario
La visualizzazione
I filtri:
È possibile cambiare la visualizzazione del calendario e passare da una visualizzazione settimanale, mensile o annuale.
È inoltre possibile filtrare i dipendenti visualizzati in base alla sede e al reparto, allo stato in cui si trova il file del dipendente e al tipo di presenza.
È anche possibile visualizzare solo le proprie voci di calendario.
Creare una nuova presenza nel calendario
Nel calendario digitale, le presenze e le assenze possono essere inserite in due modi:
- facendo clic sul pulsante “+” nell’angolo in basso a destra
- nel calendario facendo clic sul campo della data del dipendente
In entrambi i casi, si apre un pop-up per l’inserimento delle informazioni in merito alla presenza. Oltre a selezionare la durata dell’assenza, che può essere espressa in ore, giorni o in un periodo di tempo più lungo, è possibile aggiungere il tipo di assenza ed eventuali note. Le assenze settimanali ripetute possono essere facilmente inserite con una sola voce per un periodo di tempo più lungo.
Periodi bloccati
Le aree completamente colorate del calendario indicano i giorni festivi o le ferie aziendali predefinite. Facendo clic sulla data, si ricevono informazioni sulla voce in questione (nell’esempio seguente, sono state inserite le ferie aziendali).
A seconda delle impostazioni interne dell’azienda, è possibile che non sia consentito effettuare registrazioni di presenze durante questi periodi.
Tipi di presenze
Si può selezionare tra i seguenti gruppi di assenze:
- Congedo parentale
- Malattia
- Corso / Formazione
- non disponibile
- Vacanza
Questi tipi possono essere modificati ed estesi a piacere nelle impostazioni (vedi https://support.onboard.org/it/hc/presenze-impostazioni/#tipi-di-presenze).
È possibile inserire informazioni aggiuntive per ogni tipo di presenza, ad esempio per i documenti del corso, i certificati o le note di malattia.
Solo gli amministratori o i superiori del dipendente possono visualizzare le informazioni aggiuntive caricate.
Notificazioni
Già al momento dell’inserimento delle presenze, il dipendente interessato può essere informato dell’approvazione dell’assenza via e-mail con un solo clic.
Gestire le richieste
Nella seconda scheda “Richieste” della feature “presenze” troverete le richieste effettuate dai vostri dipendenti, a condizione che abbiate attivato l’accesso dei dipendenti.
Qui è possibile accettare o rifiutare le richieste:
- Cliccate su “presenze” nel menu laterale a sinistra e poi selezionate il secondo tab “richieste”.
- Qui è possibile vedere tutte le richieste inevase dei propri dipendenti.
- Fare clic su una voce per visualizzare i dettagli della richiesta.
- È possibile accettare la richiesta tramite il pulsante “accetta”.
- La richiesta può essere rifiutata, cancellata e/o modificata tramite le tre punti di azione. Inoltre, si può avvisare il dipendente via e-mail.
Le richieste senza risposta appaiono leggermente trasparenti nel calendario, in modo da avere sempre una panoramica, anche se non si è cliccato sulla scheda “richieste”.
Riceverete anche una notifica via e-mail delle nuove richieste.
Protocollare le richieste
Volete controllare chi ha presentato quale richieste di presenza e quando, e quando sono state approvate o respinte?
Le richieste sono documentate nella scheda “Attività” della voce di menu “Presenza”, per cui è possibile visualizzare e seguire i processi.
Gli amministratori di sistema possono anche trovare una panoramica completa di tutti i dipendenti in “Importazione – Esportazione” – “Attività”.
Creare un abbonamento al calendario
È possibile integrare le voci delle presenze nel calendario creando un abbonamento al calendario: https://support.onboard.org/it/hc/creare-abbonamenti-calendario/
Domande frequenti
Chi può gestire le richieste di assenze?
In pratica, le richieste vedono tutti gli utenti con diritti “admin”. In alternativa, è possibile definire i propri ruoli o utilizzare la funzione di supervisore: https://support.onboard.org/it/hc/presenze-impostazioni/