Presenze: impostazioni

Gestite tutte le presenze e le assenze dei dipendenti in modo chiaro e immediato e consentite la richiesta di permessi digitali.

onboard consente di registrare, amministrare e rilasciare le presenze del personale. Un calendario centrale funge da fulcro del feature “presenze”, in cui è possibile visualizzare gli orari di lavoro e le assenze dei singoli dipendenti.

Grazie ai ruoli e all’accesso dei dipendenti, è possibile definire in dettaglio quali membri del personale vedono il caldendario e ricevono informazioni sulle presenze.

Se la funzione “presenze” non è ancora stata attivata, potete richiederne l’utilizzo inviando un’e-mail a support@onboard.org.

Tipi di presenze

Si può selezionare tra i seguenti gruppi di assenze:

1. Congedo parentale
2. Malattia
3. Corso / Formazione
4. non disponibile
5. Vacanza

Questi tipi possono essere modificati ed estesi a piacere nelle impostazioni.

Impostazione tipi di presenze

Le impostazioni di base per i tipi di presenze si trovano in “Impostazioni” -> “Talent Management” -> “Presenze”. Facendo clic sul pulsante “+” in basso a destra, è possibile creare nuovi tipi, mentre i tipi di presenze esistenti possono essere modificati utilizzando le tre punti di azione. A ogni voce possono essere assegnati un colore e un’abbreviazione.

I dipendenti possono richiedere questo tipo
Se la funzione è attivata, questo tipo di presenza è disponibile per la selezione da parte dei dipendenti quando si effettua una richiesta tramite l’accesso dei dipendenti.

Come opzione, i dipendenti possono anche essere autorizzati a inserire una voce direttamente nel calendario senza una conferma esplicita da parte del proprio responsabile.

Mostra anonimizzata per altri dipendenti (minimizzazione dei dati)
Attivando questo campo, i tipi di presenza relativi sono contrassegnati come “non disponibili” per gli utenti che utilizzano l’accesso dei dipendenti; in altre parole, i collaboratori non possono vedere il motivo dell’assenza.

Campi personalizzati

I tipi di presenza possono essere dotati di campi aggiuntivi personalizzati. In questo modo si ha la possibilità di aggiungere informazioni o documenti alla richiesta delle presenze o di ottenerli dai dipendenti.

Esempi:

• In caso di malattia, i dipendenti possono integrare il numero della nota di malattia e il certificato del medico
• Per corsi e formazione sarebbe possibile allegare la descrizione del corso
• Se un dipendente non è in ufficio a causa di impegni esterni, è possibile segnalare le note spese o le ore di lavoro.

È possibile rendere facoltativa o obbligatoria la compilazione dei campi aggiuntivi.
Nota: le informazioni contenute nei campi aggiuntivi sono visibili solo agli amministratori e ai responsabili autorizzati. I documenti caricati possono essere archiviati nel file del dipendente con un semplice clic. Ulteriori informazioni qui.

Giorni festivi e ferie aziendali

I giorni festivi nazionali o specificati dall’azienda possono essere memorizzati ed evidenziati nel calendario delle presenze. È anche possibile impedire le richieste di assenze o di ferie per determinati periodi.

Creare festivitá

Ecco come funziona:

• Nel menu laterale a sinistra, fare clic su “Impostazioni” -> “Gestione dei talenti” -> “Presenze”
• Cliccare sulla scheda “Festività”
• Qui viene visualizzata una panoramica dei giorni festivi esistenti per l’anno in corso oppure è possibile crearli
• Fare clic sul pulsante “+” per aggiungere nuove voci. È possibile scegliere tra le opzioni
  • Creare automaticamente le festività nazionali
    Selezionate la nazione per la quale volete generare i giorni festivi.
    Nota: se la vostra azienda ha sedi in diverse nazioni, potete generarle contemporaneamente e contrassegnarle con colori diversi.
  • Copia dall’anno precedente
    Le vacanze e i giorni festivi definiti nell’anno precedente possono essere copiati nel nuovo anno con un solo clic.
  • Aggiungi manualmente
    Consente di aggiungere manualmente nuove voci. Consente di inserire le ferie definite dall’azienda.
• Per ogni voce, è possibile specificare se la creazione di una voce di presenze è consentita o se il periodo è bloccato per le richieste.

Le festività / ferie aziendali sono evidenziati nel calendario delle presenze con una cornice colorata.

Export & sincronizzare il calendario

Le presenze e le assenze registrate dei dipendenti possono essere esportate da onboard come file Excel o CSV in qualsiasi momento. A tal fine, fare clic sulle tre punti di azione nell’angolo superiore destro del calendario delle presenze. Inoltre, l’intero calendario può essere integrato come abbonamento a un calendario aggiuntivo nel programma di posta elettronica personale. Le istruzioni per impostare l’abbonamento al calendario sono disponibili qui: https://support.onboard.org/it/hc/creare-abbonamenti-calendario/

Attivare la visibilità delle presenze

Affinché i dipendenti possano effettuare richieste di presenza, è necessario attivare l’accesso dei dipendenti: https://support.onboard.org/it/hc/consentire-laccesso-ai-dipendenti/. Con l’accesso di base è possibile gestire le impostazioni generali per la visibilità del calendario presenze dei dipendenti.