Varie opzioni per la gestione dei promemoria su onboard.
Funzione
I reminder nel Talent Management vi aiutano a memorizzare gli eventi importanti relativi ai file dei vostri dipendenti e ad essere avvisati all’ora prefissata.
Questi eventi possono spaziare dai promemoria per la fine di un contratto, ai promemoria per determinati documenti come la carta d’identità o la patente di guida, ai promemoria per gli elementi delle liste di controllo, per gli obiettivi nelle schede performance, fino ai promemoria generati automaticamente quando si verificano eventi predefiniti (workflows) e molto altro ancora.
Reminder predefiniti
I promemoria per i compleanni, gli anniversari e anche i promemoria completamente individuali che possono essere correlati a specifici trigger (ad esempio, quando viene creato un file di un dipendente, quando cambia uno status o quando inizia o termina un rapporto di lavoro) possono essere impostati come workflows nelle impostazioni: https://support.onboard.org/it/hc/workflows-reminder/
È anche possibile impostare l’intervallo per le notifiche di promemoria via e-mail, vedi https://support.onboard.org/it/hc/reminder-predefiniti/
Tipi di reminder
Questi tipi di promemoria sono disponibili su onboard. Tutti i tipi possono essere selezionati per i promemoria creati manualmente, mentre alcuni sono preselezionati per determinate aree.
Generale
Questo tipo è consigliato per tutti i promemoria che non rientrano in una delle altre categorie ed è preselezionato per i promemoria creati manualmente.
Lavoro
Questo tipo si riferisce a promemoria sul rapporto di lavoro, come la fine del periodo di prova o la scadenza del contratto: https://support.onboard.org/it/hc/reminder-scadenze-contrattuali/
Questi reminder possono essere impostati direttamente nel rapporto di lavoro nel file del dipendente. In alternativa, è possibile creare un workflow per automatizzare questi promemoria per tutti i dipendenti.
Stipendio
Questo tipo si riferisce ai promemoria per l’accordo salariale, dove è possibile creare un reminder per l’adeguamento salariale.
Questo promemoria può essere impostato direttamente nell’accordo salariale nel file del dipendente.
Corso
Quando si creano reminder manuali, è possibile impostare promemoria anche per i corsi.
Compleanno
I promemoria per i compleanni sono predefiniti come workflows nelle impostazioni e non devono essere impostati manualmente.
Anniversario
I promemoria per gli anniversari sono predefiniti come workflows nelle impostazioni e non devono essere impostati manualmente.
Check-list
Quando si crea la lista di controllo, è possibile impostare dei promemoria per vari punti, ad esempio per ricordare di fare l’assunzione presso l’ufficio paghe, ecc.: https://support.onboard.org/it/hc/creazione-lista-di-controllo/
In alternativa, è possibile creare un workflow per automatizzare questi promemoria per tutti i dipendenti.
Nota
È possibile impostare dei promemoria per l’area “Note” del file del dipendente.
Campo del file del dipendente
Quando si creano campi nella pagina di riepilogo o di dettaglio del file del dipendente, è possibile selezionare il tipo di campo “Data” e impostare facoltativamente un promemoria automatico per questo campo: https://support.onboard.org/it/hc/campi-file-dipendenti/
Documento
Per i documenti già caricati è possibile fare clic su “Modifica” per creare un reminder; questa operazione può essere effettuata anche direttamente durante il caricamento utilizzando il pulsante “+”.
I promemoria per i documenti sono particolarmente utili per le carte d’identità, i permessi di soggiorno o i certificati.
Performance
Con il modulo aggiuntivo “Performance” è possibile creare promemoria per i singoli punti delle schede performance.
Visualizzazione dei reminder
Avete due diversi punti di accesso ai promemoria, in entrambi i casi i reminder possono essere aggiunti e filtrati in base al tipo.
Nel file del dipendente
La scheda “Reminder” si trova nella barra menu direttamente nel file del dipendente.
Qui si possono vedere tutti i promemoria che sono stati creati per questo particolare dipendente e si possono aggiungere altri reminder manualmente utilizzando il pulsante “+”.
Menu “Reminder”
Nel menu a sinistra si trova la voce “Reminder”, dove sono elencati i reminder per tutti i dipendenti. L’elenco può essere filtrato per sede, per dipartimento oppure per tipo e si possono creare altri reminder utilizzando il pulsante “+” in basso a destra.
Spuntate i promemoria scaduti dopo l’elaborazione per mantenere pulito l’elenco. I promemoria completati possono essere visualizzati tramite un filtro prima di essere rimossi automaticamente dal sistema.
Opzioni di notifica
È possibile effettuare le seguenti impostazioni per le notifiche di compleanno e di anniversario:
- Mostra notifica in onboard per gli utenti autorizzati:
Le notifiche vengono visualizzate tramite l’icona della campanella, il che significa che è necessario entrare in onboard per vedere la notifica. - Invia notifica tramite e-mail agli utenti autorizzati:
Riceve il promemoria via e-mail. - Invia notifica tramite e-mail:
Riceve il promemoria via e-mail. Facendo clic su questa opzione si apre un campo di testo in cui è possibile inserire l’indirizzo e-mail desiderato per ricevere la notifica. Qui si ha la possibilità di inserire diversi indirizzi e-mail, in modo che anche una persona (ad esempio il supervisore) che normalmente non ha accesso a bordo possa ricevere un promemoria.
Gli utenti autorizzati sono tutti coloro che possono visualizzare e gestire i promemoria dei dipendenti corrispondenti in base al loro ruolo, vedi https://support.onboard.org/it/hc/gestione-ruoli-talent-management/
Autorizzazioni
Volete che alcuni utenti possano vedere solo determinati reminder?
Nessun problema, i singoli tipi di promemoria possono essere facilmente selezionati durante la creazione dei ruoli, in modo da poter creare un ruolo che possa vedere solo i compleanni del proprio dipartimento: https://support.onboard.org/it/hc/gestione-ruoli-talent-management/
Domande frequenti
Fa differenza dove vengono creati i reminder?
No, i reminder creati manualmente nel file vengono visualizzati anche nella voce di menu e viceversa. In entrambe le aree si trovano anche i promemoria creati dal sistema.
Ho dei reminder predefiniti tramite la lista di controllo, appare nei reminder, ma non ho ricevuto una notifica?
Controllare il periodo del reminder: se la checklist è stata impostata per inviare il promemoria due settimane prima del primo giorno lavorativo, il file deve essere creato con un periodo di anticipo corrispondente.
Le notifiche non possono essere inviate per i periodi passati.