Con l’Add-On Shifts, è possibile gestire orari, team e template di turni precisi a onboard. In questo articolo imparerete a creare, gestire e comunicare i turni di lavoro da soli, una volta effettuate le impostazioni di base.
Questo articolo illustra le ampie funzioni di gestione dei turni di lavoro. Utilizzando i template di turni, gli orari e i team creati in precedenza (vedi impostazioni), potete ora redigere i turni di lavoro e informare i vostri dipendenti direttamente dal software e tenerli aggiornati su eventuali modifiche.
Il modulo aggiuntivo “Shifts” deve essere acquistato separatamente. Se siete interessati al modulo, contattate [email protected].
Turni di lavoro
Panoramica e funzioni
Per gestire i turni di lavoro, cliccare su “Shifts” –> “Template di turni” nel menu laterale.
I turni di lavoro sono organizzati sotto forma di calendario con vista settimanale, suddiviso in tre aree:
– Header
– Giorni della settimana
– Teams
Header
Nel header è possibile vedere la settimana corrente e passare alle settimane passate o future.
La visualizzazione predefinita è quella dei membri del team, ma è possibile passare a una visualizzazione per turno.
Alla voce “Azioni” è possibile:
- Copiare i turni di una settimana precedente
- Contattare individualmente tutti i dipendenti di tutti i team tramite Messenger
- Scaricare i turni come file PDF
- Scaricare i turni come file Excel
Queste azioni si applicano a tutti i team.
Giorni della settimana
Accanto alla settimana del calendario sono elencati i giorni della settimana dal lunedì alla domenica.
Per ogni giorno della settimana vengono visualizzate le seguenti informazioni:
- Numero di dipendenti:
Quanti dipendenti ci sono nell’azienda in base ai turni previsti? - Numero di ore:
Quante ore vengono lavorate in base ai turni previsti? - Capacità (Hotel)
Se c’è un collegamento con il software dell’hotel, qui vengono visualizzate alcune informazioni sull’occupazione, ecc. - Nota giornaliera (visibile per tutti i team):
Nel campo “+ nota” è possibile inserire manualmente una nota giornaliera per tutti i dipendenti di tutti i team. Per esempio, è possibile informare i dipendenti che oggi si terrà un determinato evento e che potranno prepararsi di conseguenza.
Teams
Tutte le squadre disponibili sono elencate in ordine alfabetico.
Facendo clic sull’icona “occhio”, i singoli team possono essere nascosti in modo flessibile per consentire un lavoro chiaro nei turni di servizio.
In base ai ruoli degli utenti, i team visualizzati possono già essere limitati.
Azioni per team:
- Copia da un’altra settimana:
Copia solo le voci di questa squadra - Invia messaggio:
Contatta tutti i dipendenti di tutti i team individualmente tramite Messenger - Modifica ordine:
È possibile impostare un ordine manuale per i membri del team. - Gestione dei membri:
Modificare i membri del team - Scaricare il turno di lavoro come file PDF:
Salva solo questo team nel PDF - Scaricare il turno di lavoro come file Excel:
Salva solo questo team in Excel
Per ogni giorno della settimana vengono visualizzate le seguenti informazioni:
- Numero di dipendenti:Quanti dipendenti ci sono nell’azienda in base ai turni previsti?
- Numero di ore:Quante ore vengono lavorate in base ai turni previsti?
Nota:
Ulteriori informazioni personali sul dipendente o sul rapporto di lavoro possono essere visualizzate nel turno di lavoro, vedi le impostazioni.
Gestire i turni di lavoro
È possibile spostare facilmente i turni programmati, i giorni di riposo, ecc. mediante drag & drop.
Crea turni
Cliccate sulla voce di calendario di un dipendente per assegnare i turni. È possibile scegliere tra
- Template predefiniti dei turni di lavoro
- Template standard, come ad esempio “Giorno libero” e “ Permesso compensativo”
- aggiungere un nuovo turno liberamente
Se un turno è stato creato sulla base di un template, è comunque possibile modificarne gli orari e i dettagli senza modificare il template.
Copiare il piano dei turni
Per creare rapidamente un turno di lavoro, è possibile fare riferimento a piani già usati in passato. È possibile copiare
- l’intero piano di lavoro per tutte il team di qualsiasi settimana
(con la funzione “Azioni” nell’intestazione del turno) - il piano di lavoro di un team specifico di una qualsiasi settimana
(con la funzione “Azioni” per il rispettivo team) - ogni singolo turno di lavoro
(trascinando il turno da copiare in combinazione con il tasto “Opzione” su MAC o il tasto “Ctrl” su Windows) - Turni di lavoro da un dipendente all’altro:
Quando si passa il mouse su un membro del team, vengono visualizzati tre punti di azione che possono essere utilizzati per copiare la pianificazione dei turni di un altro dipendente su questo dipendente. I dipendenti devono far parte dello stesso team.
I turni copiati o modificati non hanno alcuna influenza sulle impostazioni standard dei turni, degli orari o dei team.
Assenze tramite “presenze”
Quando si utilizza la funzione di Presenze di onboard, le assenze dei dipendenti vengono visualizzate direttamente nel piano di lavoro. Ciò significa che onboard vi supporta anche nella creazione e nella gestione degli orari e riduce il rischio di programmare i dipendenti anche se avete già approvato una vacanza, ad esempio. È inoltre possibile modificare, spostare o rimuovere le voci di presenza direttamente per i turni o contattare il dipendente.
Al seguente link troverete istruzioni dettagliate su come utilizzare il modulo di presenza e le numerose possibilità che offre: https://support.onboard.org/it/hc/presenze/
Pubblicazione e ripristino
Avete creato un nuovo turno di lavoro o avete effettuato delle modifiche?
È possibile pubblicare o ripristinare le modifiche.
Ripristino
Se si è commesso un errore, è possibile ripristinare le modifiche utilizzando i tre punti di azione accanto al pulsante “Pubblica”. In questo modo si azzerano tutte le modifiche non ancora pubblicate e si può ricominciare a pianificare.
Pubblicazione
Una volta con la pianificazione dei turni, è necessario informare i dipendenti del nuovo piano.
Ecco come:
- Non appena si effettuano le modifiche ai turni, appare il pulsante “Pubblica”:
Questo appare una volta nell’intestazione, dove la pubblicazione avviene per tutti i team.
Il pulsante appare anche per ogni team con le modifiche; se necessario, è possibile utilizzare questi pulsanti per pubblicare solo un team specifico. - Cliccate sul pulsante “Pubblica” desiderato
- Si apre il pop-up “Pubblica le modifiche”.
- Selezionate le modifiche che desiderate pubblicare:
– Modifiche di questa settimana (quella attualmente aperta)
– Tutte le modifiche (comprese le modifiche future o tutte le modifiche effettuate) - Selezionate i membri del team che desiderate notificare:
- Tutti i membri
Tutti i membri del team ricevono una notifica via e-mail delle modifiche apportate. - Membri del team con modifiche in sospeso (impostazione predefinita)
Vengono notificati solo i membri del team per i quali sono state inserite le modifiche nel piano di lavoro - Pubblicare senza notifica
Le modifiche vengono rilasciate nel piano di lavoro, ma nessun membro del team viene informato attivamente tramite una notifica via e-mail
- Tutti i membri
- Cliccate su “Pubblica” per confermare l’impostazione
Posso visualizzare i turni di servizio anche in azienda?
Sì, su onboard è disponibile la funzione per creare una visualizzazione in PDF dei turni di servizio, adatta per la stampa o la distribuzione su altri supporti.
La funzione si trova nell’intestazione del turno, alla voce “Azioni”.
Analisi dei turni
Alcuni calcoli per la valutazione avvengono già nei turni di lavoro.
È già possibile vedere alcuni dati di valutazione nella colonna a destra dell’orario di lavoro.
Queste informazioni vi aiuteranno direttamente nell’organizzazione dei turni di lavoro:
- Per ogni dipendente, è possibile vedere quante ore devono essere lavorate a settimana secondo l’orario.
- I numeri che si discostano sono contrassegnati da un colore:
Verde = + ore (il dipendente lavora più ore secondo la pianificazione dei turni rispetto a quanto previsto dall’orario e quindi riscuote gli straordinari)
Rosso = – ore (il dipendente lavora meno ore secondo la pianificazione dei turni rispetto a quanto previsto dall’orario) - Per i dipendenti che hanno troppe o troppo poche ore, viene visualizzata l’area “Totale”:
Qui è possibile vedere in tutte le settimane (intero periodo di calcolo) se il dipendente ha programmato troppe o troppo poche ore.
Ridurre gli straordinari
Per ridurre gli straordinari, è possibile liberare il dipendente tramite il turno “ Permessi compensativi” o azzerare gli straordinari (se sono stati pagati).
Permessi compensativi:
Se un dipendente ha accumulato 5 ore in “Totale”, ad esempio, è possibile utilizzare il turno “Time off sostitutivo” e inserire 5 ore invece di un turno.
Le ore verranno quindi detratte dalle ore accumulate.
Azzeramento delle ore:
Una volta trasferite le ore di straordinario all’ufficio paghe e pagate, è possibile azzerare il saldo.
A tale scopo, fare clic sull’area “Totale” e azzerare le ore utilizzando i tre punti di azione.
Analisi e collegamento con l’ufficio paghe
Alla voce di menu “ Analisi” si trovano le analisi mensili di ciascun dipendente:
- Numero di ore secondo il contratto di lavoro
- Ore lavorate secondo i turni
- Scostamento di orario
È possibile filtrare per sede, dipartimento e team.
Nella voce di menu si trova anche il collegamento all’ufficio paghe:
- Panoramica mensile per dipendente
- Sono visualizzati:
– Ore secondo l’orario
– Ore in debito (ore che non sono state lavorate)
– Straordinari
Assenze (in base al feature presenze su onboard)
– Codice delle assenze
La trasmissione avviene tramite il pulsante “Trasmetti”, per il quale sono necessari alcuni prerequisiti:
- I dipendenti devono avere un codice (Matricola):
In caso contrario, viene visualizzato un messaggio di errore - I tipi di presenza hanno un codice corrispondente
- Possono essere trasmessi solo file privi di errori
È possibile effettuare correzioni manuali esportando l’elenco e poi inoltrando il file manualmente all’ufficio paghe.
Ulteriori informazioni e impostazioni
Ruoli e visibilità
Accesso di base per i dipendenti
Presenze
Domande frequenti
Il mio dipendente lavora alla reception ma occasionalmente aiuta in servizio. Posso tenerne conto nei turni di servizio?
Sì, è possibile assegnare un dipendente a più team. La gestione dei team è spiegata qui: https://support.onboard.org/it/hc/shifts-turni-di-lavoro-impostazioni/#team
A volte il nostro personale si scambia i turni o forma dei car pooling. Dovreste quindi essere in grado di vedere i turni dei vostri colleghi. È possibile?
Nell’accesso di base, si definisce la visibilità dei turni di servizio dei propri dipendenti, ad esempio tramite l’app di onboard. Si può distinguere se visualizzare solo il proprio orario di lavoro o se vedere anche i turni dei colleghi del proprio team.