Workflows

Contenuto

Con il modulo aggiuntivo Workflows, potete definire automatismi personalizzati per semplificare i processi del vostro modulo di Talent Management.

Modulo aggiuntivo

Per impostazione predefinita, è possibile utilizzare un numero limitato di flussi di lavoro senza attivare il modulo aggiuntivo. Ad esempio, è possibile utilizzare i promemoria per i compleanni, gli anniversari, la creazione di liste di controllo o simili senza il componente aggiuntivo. Questi workflow sono già predefiniti e possono essere modificati.

Se desiderate utilizzare workflows aggiuntivi per definire processi automatici più estesi, è necessario attivare il modulo aggiuntivo sotto “Il mio onboard” –> “Marketplace”.

Dopo l’attivazione, è possibile creare altri workflows; di seguito sono riportati alcuni esempi pratici.

L’impostazione dei workflows è possibile sotto “Impostazioni” –> “Talent Management” –> “Workflows”.

Workflows già attivi

I seguenti workflows sono attivi per impostazione predefinita:

Reminder per i compleanni dei dipendenti

Questo workflow crea automaticamente un promemoria per i compleanni.
Il reminder viene creato con un anno di anticipo ed è dovuto per impostazione predefinita al giorno del compleanno dei dipendenti in servizio. Agli utenti autorizzati viene inviata una notifica automatica.

Esempi di opzioni di impostazione:

È possibile modificare il periodo di esecuzione in modo che il promemoria venga creato solo tre mesi prima del compleanno, ad esempio.
È possibile creare promemoria di compleanno per i dipendenti di uno specifico stato, ad esempio lo stato “Attivo”, indipendentemente dal rapporto di lavoro.
È possibile impostare la data di scadenza del promemoria qualche giorno prima del compleanno, in modo da potersi preparare.

Reminder per gli anniversari

Questo workflow crea automaticamente un promemoria per gli anniversari dei vostri dipendenti. Il reminder viene creato con un anno di anticipo ed è dovuto per impostazione predefinita alla data di anniversario dei dipendenti attualmente assunti. Una notifica automatica viene inviata agli utenti autorizzati.

Esempi di opzioni di impostazione:

È possibile modificare il periodo di esecuzione in modo che il promemoria venga creato solo tre mesi prima dell’anniversario, ad esempio.
È possibile limitare i promemoria per i dipendenti in base alla sede e/o al dipartimento, se ci sono periodi di tempo diversi per i vostri dipartimenti.
Ad esempio, il dipartimento A può ricevere un anniversario ogni anno, mentre il dipartimento B lo festeggia ogni tre anni.
È possibile impostare la data di scadenza del promemoria qualche giorno prima dell’anniversario, in modo da potersi preparare.

Creazione automatica delle liste di controllo

Questo workflow crea automaticamente la lista di controllo “Onboarding” quando viene creato un file di un nuovo dipendente.

Esempi di opzioni di impostazione:

È possibile modificare il periodo di esecuzione e far sì che la lista di controllo venga creata, ad esempio, il giorno successivo alla creazione del file.
È possibile limitare le liste di controllo per i dipendenti in base alla sede e/o al dipartimento e quindi creare una lista di controllo specifica per i dipendenti del dipartimento A, mentre è possibile creare una lista di controllo diversa per i dipendenti del dipartimento B tramite un altro workflow.
È possibile selezionare una lista di controllo diversa.

Esempi predefiniti

Alla voce “ Workflows” nelle impostazioni di Talent Management, si trovano alcuni workflows inattivi che possono essere modificati e attivati a seconda delle necessità.:

Cambio dello stato: Archiviato
Questo workflow consente di spostare automaticamente i file dei dipendenti nello stato “Archiviato” quando il rapporto di lavoro scade.
Inviare un messaggio per il compleanno
Tramite questo workflow, i dipendenti ricevono automaticamente un messaggio di auguri via e-mail o via Messenger.
Quando si attiva questo workflow, è necessario controllare il template di Messenger e crearne uno adatto, se necessario.
Disattivare gli utenti quando i dipendenti lasciano l’azienda
Se si utilizza l’accesso di base per consentire ai dipendenti di accedere a determinate aree del proprio file, è possibile chiudere automaticamente tale accesso. È inoltre possibile definire il periodo di tempo per questa operazione.
Invio del modulo di interrogazione dei dati del dipendente durante la creazione del file del dipendente
Questo workflow invia automaticamente il modulo di interrogazione dei dati per la raccolta dei dati anagrafici quando viene creato il file del dipendente. È possibile perfezionare il workflow impostando un momento successivo per l’invio. Si consiglia di controllare anche il template del messenger.