Definiti una sola volta e utilizzabili più volte: Automatizzate i vostri reminder in azienda.

I workflows possono essere utilizzati per impostare reminder per compleanni, anniversari e persino per singole attività e processi. Ad esempio, è possibile impostare reminder automatici per la fine del periodo di prova dei dipendenti, per i colloqui di valutazione, per le scadenze e molto altro ancora.

Creare Workflows per reminder

La definizione dei workflows si trova sotto impostazioni -> modulo Talent Management – workflows.

Ecco come funziona:

• fare clic sul pulsante “+” in basso a destra
• si apre il pop-up “Aggiungi elemento”
• selezionate un’icona qualsiasi, un nome adatto e una descrizione del vostro workflow
• ora selezionate quale reminder deve essere attivato in quale modulo quando si verifica un determinato evento. È anche possibile definire trigger e azioni.

Trigger

I trigger definiscono l’evento per il quale deve essere generato il reminder. È possibile scegliere tra campo (ad esempio, il file dei dipendenti), varie opzioni relative al campo selezionato (ad esempio, quando viene creato un nuovo file dei dipendenti, quando cambia uno stato o quando inizia o termina un rapporto di lavoro) e il momento in cui si verifica il trigger (immediatamente o secondo una tempistica specifica). È anche possibile limitare i trigger e, ad esempio, impostarli solo per determinate sedi, reparti o stati dei dipendenti.

Ecco alcuni esempi di trigger per i vostri workflows:

• subito dopo la creazione del file del dipendente
• 1 mese prima del primo giorno di lavoro in azienda
• un mese dopo il cambio allo stato “Inattivo”
• un anno dopo la fine del contratto di lavoro
• tre giorni prima del compleanno

Azioni

Una volta definiti i trigger, è possibile definire le impostazioni per i reminder. È possibile scegliere tra diversi tipi di reminder e una varietà di tempistiche per la creazione del reminder. Oltre a creare il reminder in onboard, si può anche scegliere chi deve essere avvisato attivamente quando si verifica il reminder.

Ecco alcuni esempi di azioni per i vostri workflows di reminder:

• Promemoria per la scadenza di un documento specifico
• Promemoria per il rinnovo di un corso
• Promemoria di una fase specifica del processo di onboarding/offboarding
• Promemoria per la fine del periodo di prova
• Promemoria per un colloquio di valutazione

Esempi per workflows di reminder

Reminder per i compleanni

1. workflow
   5 giorni prima del compleanno del dipendente
2. workflow
   il giorno stesso del compleanno, per ricordarsi agli auguri di compleanno

I workflow possono essere anche combinati. Ad esempio, è possibile inviare automaticamente gli auguri via il messenger oltre al reminder del compleanno di un dipendente. Le istruzioni per creare i workflows di messenger sono disponibili qui.

Quando termina un contratto di lavoro di un dipendente

1. workflow
   Non appena un file di un dipendente è stato spostato nello stato “Archivio”, vorrei ricevere un reminder per disattivare il suo utente
2. workflow
   La disattivazione automatica dell’utente potrebbe essere concepita come un workflow successivo

Questo articolo contiene le azioni per i “reminder”. Le istruzioni per le altre opzioni sono disponibili qui.

Domande frequenti

Ho impostato una serie di workflows diversi. La sequenza gioca un ruolo importante?

Il momento in cui si verifica un workflow è controllato dal punto di esecuzione. Per i workflows con la stessa tempistica e le stessi campi/opzioni, la sequenza è importante. I workflow di livello superiore vengono eseguiti per primi.

Cosa si intende per “utenti autorizzati” nelle opzioni di reminder?

Gli utenti autorizzati sono tutti coloro che hanno l’autorizzazione per il tipo di reminder selezionato di questo dipendente in base al loro ruolo.
Ulteriori specifiche sui ruoli sono disponibili qui: https://support.onboard.org/it/hc/gestione-ruoli-talent-management/