Definito una sola volta e beneficiato più volte: Automatizzate i cambiamenti degli stati dei file dei dipendenti nella vostra azienda.

La creazione, l’invito o la disattivazione degli utenti possono essere automatizzati con l’aiuto di workflows. Ad esempio, è possibile disattivare automaticamente l’accesso di base dei dipendenti al termine del loro contratto di lavoro.

Workflows per i cambiamenti degli stati

La definizione dei workflows si trova sotto Impostazioni -> Modulo di Talent Management -> Workflows.

Ecco come:

• Clicchi sul pulsante “+”
• Si apre un pop-up “Aggiungi elemento”
• Selezionate un’icona appropriata, un nome adatto e una descrizione del vostro workflow
• Ora si seleziona l’evento dopodiché la creazione di un utente deve accadere; Per farlo, si possono definire trigger e azioni; l’utente può anche essere invitato direttamente

Trigger

I trigger definiscono l’evento per il quale deve essere creato il flusso di lavoro. È possibile scegliere tra campi (ad esempio, il file dei dipendenti), varie opzioni relative al campo selezionato (ad esempio, quando viene creato un nuovo file dei dipendenti, quando cambia uno stato o quando inizia o termina un rapporto di lavoro) e il momento in cui si verifica l’evento (immediatamente o secondo un calendario specifico). È anche possibile limitare queste informazioni e impostarle solo per determinate sedi, dipartimenti o stati dei dipendenti, ad esempio.

Ecco alcuni esempi di trigger per i vostri workflows:

• Subito dopo la creazione del file del dipendente
• 1 mese prima del primo giorno di lavoro in azienda
• un mese dopo il passaggio allo stato di “inattivo”
• un anno dopo la fine del contratto di lavoro
• tre giorni prima del compleanno

Azioni

Una volta definiti i trigger, è possibile definire cosa deve accadere esattamente. È possibile scegliere tra diverse azioni per area.

Ecco alcuni esempi di azioni per gli stati dei file dei dipendenti:

• Lo stato deve essere cambiato da “Onboarding” ad “Attivo” all’inizio del rapporto di lavoro
• Lo stato deve essere cambiato da “Attivo” a “Archiviato” alla fine del rapporto di lavoro

Esempi di workflows relativi allo stato

Inizio del primo rapporto di lavoro

1. Workflow
   Una settimana prima dell’inizio del primo giorno lavorativo, lo stato deve essere cambiato da “Onboarding” ad “Attivo”.

Quando un dipendente lascia l’azienda

1. Workflow
   Al termine del rapporto di lavoro, lo stato del file deve essere impostato su “Archiviato”
2. Workflow
   Inoltre è possibile impostare un workflow di un reminder quando accade il cambio dello stato

Domande frequenti

Ho impostato una serie di workflows diversi. La sequenza può avere un ruolo in questo caso?

Il momento in cui si verifica un flusso di lavoro è controllato dal punto di esecuzione. Per i flussi di lavoro con lo stesso tempo e le stesse aree/opzioni, l’ordine è importante. I flussi di lavoro di livello superiore vengono eseguiti per primi.