Verschiedene Möglichkeiten zum Hinterlegen von Erinnerungen in onboard.
Funktion
Erinnerungen im Talent Management helfen Ihnen, wichtige Ereignisse in Bezug auf die Akten Ihrer Mitarbeiter*innen zu erfassen und zum definierten Zeitpunkt diesbezüglich benachrichtigt zu werden.
Die Bandbreite dieser Ereignisse kann von Erinnerungen zum Vertragsende, Erinnerungen für bestimmte Dokumente, wie Personalausweise oder Führerscheinen, Erinnerungen für Punkte in Checklisten, zu Zielen in den Performance-Bögen bis hin zu automatisch erstellten Erinnerungen beim Eintreten vordefinierter Ereignisse (Workflows) und vieles mehr reichen.
Vordefinierte Erinnerungen
Erinnerungen zu Geburtstagen, Jubiläen aber auch ganz individuelle Erinnerungen, die sich auf bestimmte Auslöser (z.B. beim Erstellen einer Mitarbeiterakte, bei einem Statuswechsel oder beim Beginn oder Ende eines Anstellungsverhältnisses) beziehen können, können als Workflows in den Einstellungen eingerichtet werden: https://support.onboard.org/hc/workflows-erinnerungen/.
Zudem ist es möglich, das Intervall der Erinnerungs-Benachrichtigungen via Mail einzustellen, siehe https://support.onboard.org/hc/vordefinierte-erinnerungen/.
Erinnerungstypen
Diese Erinnerungstypen haben Sie in onboard zur Verfügung. Alle Typen können bei manuell erstellen Erinnerungen selektiert werden, einige sind bei bestimmten Bereichen vorausgewählt.
Erinnerung
Dieser Typ empfiehlt sich für alle Erinnerungen, welche nicht in eine der anderen Kategorien fallen und ist bei manuell erstellten Erinnerungen vorausgewählt.
Anstellungsverhältnis
Dieser Typ bezieht sich auf Erinnerungen zum Anstellungsverhältnis, wie z.B. das Ende der Probezeit oder das Ende des Vertrags: https://support.onboard.org/hc/erinnerungen-fuer-vertragsenden/
Diese Erinnerungen können direkt beim Anstellungsverhältnis in der Mitarbeiterakte gesetzt werden. Alternativ könnte ein Workflow zur Automatisierung dieser Erinnerungen für alle Mitarbeitenden erstellt werden.
Gehalt
Dieser Typ bezieht sich auf Erinnerungen zur Gehaltsvereinbarung, wo eine Erinnerung zur Gehaltsanpassung erstellt werden kann.
Diese Erinnerung kann direkt bei der Gehaltsvereinbarung in der Mitarbeiterakte gesetzt werden.
Kurs
Beim Erstellen von manuellen Erinnerungen können Sie auch Erinnerungen für Kurse setzen.
Geburtstag
Geburtstagserinnerungen werden als Workflows in den Einstellungen vordefiniert und müssen nicht manuell gesetzt werden.
Jubiläum
Erinnerungen zu Jubiläen werden als Workflows in den Einstellungen vordefiniert und müssen nicht manuell gesetzt werden.
Checkliste
Beim Erstellen Ihrer Checkliste können Sie für verschiedenste Punkte Erinnerungen setzen, z.B. um an die Anmeldung beim Lohnbüro erinnert zu werden etc.: https://support.onboard.org/hc/checklisten-erstellen/.
Alternativ könnte ein Workflow zur Automatisierung dieser Erinnerungen für alle Mitarbeitenden erstellt werden.
Notiz
Sie können Erinnerungen für den Bereich „Notizen“ in der Mitarbeiterakte setzen.
Feld Mitarbeiterakte
Wenn Sie Felder in der Übersicht oder Detailseite der Mitarbeiterakte erstellen, können Sie den Feld-Typ „Datum“ wählen und optional eine automatische Erinnerung für dieses Feld setzen: https://support.onboard.org/hc/felder-in-der-mitarbeiterakte
Dokument
Sie können bei bereits hochgeladenen Dokumenten auf „Bearbeiten“ klicken, um für diese eine Erinnerung zu erstellen. Dies kann auch direkt beim Upload über den „+“-Button erfolgen.
Erinnerungen für Dokumente sind vor allem bei Personalausweisen, Aufenthaltsgenehmigungen oder Zertifikaten praktisch.
Performance
Mit dem Add-On „Performance“ besteht die Möglichkeit, sich Erinnerungen zu einzelnen Punkten in den Perforamcen-Bögen zu erstellen. Infos zum Add-On: https://support.onboard.org/hc/add-on-modul-performance/
Einsicht Erinnerungen
Sie haben zwei verschiedene Zugangspunkte zu Erinnerungen. In beiden Fällen können Erinnerungen ergänzt und nach bestimmten Erinnerungen gefiltert werden.
In Mitarbeiterakte
Direkt in der Mitarbeiterakte finden Sie den Reiter „Erinnerungen“ im Menüband.
Hier sehen Sie alle Erinnerungen, die für diese*n bestimmte*n Mitarbeiter*in erstellt wurden und können über den „+“-Button weitere Erinnerungen manuell ergänzen.
Menüpunkt Erinnerungen
Im Menü links finden Sie den Punkt „Erinnerungen“. In diesem sehen Sie Erinnerungen zu allen Ihren Mitarbeitern. Diese Liste kann nach Standort, Abteilung oder Erinnerungstyp gefiltert werden und Sie können auch hier über den „+“-Button unten rechts weitere Erinnerungen erstellen.
Haken Sie fällige Erinnerungen nach Bearbeitung ab, um Ihre Liste sauber zu halten. Erledigte Erinnerungen können über einen Filter angezeigt werden, bevor Sie automatisch vom System entfernt werden.
Benachrichtigungsoptionen:
Sie können bei allen Erinnerungen für die Benachrichtigung folgende Einstellungen tätigen:
- Benachrichtigung in onboard anzeigen:
Die Benachrichtigungen werden über das „Glocken“-Icon angezeigt. Das heißt Sie müssen in onboard einsteigen, um die Benachrichtigung zu sehen. - Benachrichtigung per E-Mail an berechtigte Nutzer senden:
Sie bekommen die Erinnerung als E-Mail zugesendet. - Benachrichtigung per E-Mail an zusätzliche Empfänger senden:
Sie bekommen die Erinnerung als E-Mail zugesendet. Bei Klick auf diese Option öffnet sich ein Textfeld, in welchem Sie die gewünschte E-Mail-Adresse zum Empfang der Benachrichtigung eingeben können. Hier haben Sie die Möglichkeit mehrere E-Mail-Adressen anzugeben, so kann auch eine Person (z.B. Vorgesetzter), der normalerweise keinen Zugriff auf onboard hat, eine Erinnerung erhalten.
Als berechtigte Nutzer werden alle Nutzer angesehen, die aufgrund ihrer Rolle die Erinnerungen der entsprechenden Mitarbeiter einsehen und verwalten dürfen, siehe https://support.onboard.org/hc/rollen-management-talent-management-modul/
Berechtigungen
Sie möchten, dass bestimmte Nutzer nur bestimmte Erinnerungen sehen dürfen?
Kein Problem, die einzelnen Typen der Erinnerungen können ganz bequem beim Erstellen der Rollen selektiert werden. So können Sie eine Rolle schaffen, die nur die Geburtstage Ihrer eigenen Abteilung sehen darf: https://support.onboard.org/hc/rollen-management-talent-management-modul/
Häufige Fragen
Macht es einen Unterscheid, wo die Erinnerungen erstellt werden?
Nein, manuell erstellte Erinnerungen in der Akte werden auch im Menüpunkt wiedergegeben und umgekehrt. Auch die vom System erstellten Erinnerungen finden Sie in beiden Bereichen vor.
Ich habe Erinnerungen über die Checkliste vordefiniert, sie scheint bei den Erinnerungen zwar auf, aber ich habe keine Benachrichtigung erhalten?
Kontrollieren Sie den Zeitraum Ihrer Erinnerung: Wenn bei der Checkliste eingestellt wurde, dass die Erinnerung zwei Wochen vor dem ersten Arbeitstag versendet wird, muss die Akte in einem entsprechenden Zeitraum im Vorhinein erstellt werden.
Benachrichtigungen für Erinnerungen können nicht für vergangene Zeiträume versendet werden.